Visma Payroll -ohjelman käyttö päättyy. Miten voin varmistaa, että minulla on kaikki tarvittava tieto tallennettuna ja arkistoituna, kun ohjelmaan ei enää pääse 31.3.2025 jälkeen? 

Kuinka kauan Visma säilyttää varmuuskopioita ohjelman päättymisen jälkeen? Kenen vastuulla on tietojen arkistointi ohjelman päättymisen jälkeen?

**

Palkkahallinnon aineistoille ei ole olemassa yksiselitteistä arkistointisäädöstä, mutta esimerkiksi Taloushallintoliiton sivuilta löytyy kattava ohjeistus palkkahallinnon arkistoinnin vaatimuksista. Arkistoitava palkanlaskennan aineisto perustuu lainsäädäntöön, verohallinnon ohjeisiin ja Kirjanpitolautakunnan (KILA) menetelmäohjeeseen. Palkanlaskennan osalta noudatetaan kirjanpitolaissa säädettyjä kirjanpitoaineiston säilytysaikoja ja niissä on huomioitava verohallinnon päätökset, tietosuoja-asetus sekä tulorekisterin vaatimukset.

Payrollista on saatavissa esimerkiksi seuraavat aineistot arkistointia varten:

• Palkkalista: Tulosteet > Palkka-ajo: Palkkalista

• Palkkalaskelmat: Tulosteet > Palkka-ajo: Palkkaerittely

• Palkkatodistus: Tulosteet > Henkilötulosteet: Palkkatodistus

• Palkkakortti kalenterivuosittain: Tulosteet > Vuositulosteet: Palkkakorttiyhteenveto

• Palkkatietoilmoitus: Palkka-ajo: Palkka-ajoittain Palkkatietoilmoitus (lähetetyn aineiston tulostus esikatselusta)

• Erillisilmoitus: Tulosteet > Kuukausitulosteet: Työnantajan erillisilmoitus

• Poissaolot: Tulosteet > Henkilötulosteet: Poissaolot

• Maksuluettelo: Tulosteet > Palkka-ajo: Maksulista

• Tapahtumaerittely: Tulosteet > Palkka-ajo: Kauden tapahtumat

• Tiliöintiyhteenveto (Kirjanpidon tosite): Tulosteet > Kirjanpidon tulosteet: Palkkalajisummat tileittäin / Tiliöinnit / Tapahtumat tileittäin

• Lomapalkkavelka ja lomapalkkavelan erittely henkilöittäin: Tulosteet > Kumulatiiviset tiedot: Lomapalkkavelkaraportti

• Ulosottotilitykset: Tulosteet > Palkka-ajo: Ulosottotilitys

• Ay-lista: Tulosteet > Kuukausitulosteet: Perityt ay-maksut

• EK-tilastot: Tulosteet > EK: EK tilastot

Jos palkkatietoilmoituksia tai erillisilmoituksia on korjattu Visma Payrollista tehdyn lähetyksen jälkeen suoraan tulorekisterin asiointipalvelussa, ei Payrollista tulostettu tieto ole välttämättä ajantasainen.

Olemme julkaisseet Arkistointitiedostojen vienti -toiminnallisuuden elokuussa 2024. Toiminto löytyy Päivitysajot -valikosta ja sen kautta saadaan tallennettua maksimissaan vuoden aikavälillä sellaiset raportit, joita ei Tulosteet -toiminnon kautta voida tulostaa kuin palkkakausittain. Tarkemmat ohjeet käytöstä löydät siirtymällä kyseiseen toimintoon ohjelmassa.

Huomioithan, että tietoja ei ole mahdollista saada Visma Payrollista ulos enää sopimuksenne päätyttyä tai 31.3.2025 jälkeen. Visma poistaa kaikki tiedot järjestelmästä ja sen varmuuskopioista käyttöehtojen mukaisesti, kuitenkin viimeistään 90 päivän kuluttua yllä mainitusta päivämäärästä.

Riittävällä tasolla oleva lakisääteinen arkistointi on aina yrityksen omalla vastuulla.

Jos sinulla on kysyttävää Payrollin tietojen arkistoinnista, ota yhteyttä sovellustukeemme!